Donderdag 4 maart

Op donderdag 4 maart kreeg ik weer een nieuwe taak. Er was namelijk een afspraak (vergadering) gepland op maandag 8 maart maar die ging dus niet meer door, wegens een drukke schema van een ander medewerker. Mijn taak was om die afspraak dan verzetten. Dat doe ik dan door in de agenda van diegene te kijken en kijken wanneer er een gaatje beschikbaar is. Als ik dat dan gedaan heb, dan ga ik naar de mensen bellen die er op die dag ook bij horen te zijn en het ook aan hen doorgeven. Dan gaat hij/zij (de secretaresse) van hem of haar in hen agenda's kijken of dat wel mogelijk is en zoja plan je die afspraak. En als je het nog niet zo zker weet dat zeg je netjes dat je erop terugkomt en die meneer of mevrouw zo gauw mogelijk weer treugbelt. Noteer altijd duidelijk de naam tot wie je gesproken, eventueel haar of zijn achternaam, het onderwerp en telefoonnummer. Mocht er zojuist wat gebeuren kun je altijd zeggen tot wie je hebt gesproken en of terugbellen. Wanneer dat dan is afgerond ga je in Outlook de agenda aanpassen. Ten slotte stuur je dan naar iedereen een mailtje die er op die dag aanwezig moeten zijn daarin staat duidelijk aangegeven de nieuwe datum ,tijd, eventueel de reden en de naam van degene die jij toen gesproken hebt.

Shann Lewinsky (L)..

Een uitgebreide Stagedag Lewinskyy !! ,,

Op 2 maart 2010 kwam ik hier om 08:30 uur binnen. Toen ging de telefoon al gelijk in de ochtend dan neem ik de telefoon op en handel de gesprekken af. Toen kwam er rond 08:50 uur een bezoeker binnen die moest ik dan ontvangen. Dan bied ik diegene een drankje aan ( thee of een kop koffie). Dan ga ik weer terug naar mijn werkplek. Toen kwam er een collega van mij langs die er een fiets wou reserveren. En kreeg ik een belletje dat er nog iemand een fiets wou reserveren. Dan moet ik hen de sleutel geven en hen eerst een brief laten ondertekenen voordat ik de fietsen ga uitlenen. Om half 11 hadden zij een vergadering. Dus heb ik de taak als secretaresse om ook gewoon koffie en thee klaar te leggen. Ik heb wat belangrijke papieren gekopieeerd en gescant. Mijn taken hier zijn elke dag heel afwisselend. Maar telefoontjes opnemen, correspondentie verrichten, agenda beheren en bezoekers ontvangen dat zijn wel een van me dagelijkse taken.