Op donderdag 4 maart kreeg ik weer een nieuwe taak. Er was namelijk een afspraak (vergadering) gepland op maandag 8 maart maar die ging dus niet meer door, wegens een drukke schema van een ander medewerker. Mijn taak was om die afspraak dan verzetten. Dat doe ik dan door in de agenda van diegene te kijken en kijken wanneer er een gaatje beschikbaar is. Als ik dat dan gedaan heb, dan ga ik naar de mensen bellen die er op die dag ook bij horen te zijn en het ook aan hen doorgeven. Dan gaat hij/zij (de secretaresse) van hem of haar in hen agenda's kijken of dat wel mogelijk is en zoja plan je die afspraak. En als je het nog niet zo zker weet dat zeg je netjes dat je erop terugkomt en die meneer of mevrouw zo gauw mogelijk weer treugbelt. Noteer altijd duidelijk de naam tot wie je gesproken, eventueel haar of zijn achternaam, het onderwerp en telefoonnummer. Mocht er zojuist wat gebeuren kun je altijd zeggen tot wie je hebt gesproken en of terugbellen. Wanneer dat dan is afgerond ga je in Outlook de agenda aanpassen. Ten slotte stuur je dan naar iedereen een mailtje die er op die dag aanwezig moeten zijn daarin staat duidelijk aangegeven de nieuwe datum ,tijd, eventueel de reden en de naam van degene die jij toen gesproken hebt.
Shann Lewinsky (L)..
Abonneren op:
Reacties posten (Atom)
Geen opmerkingen:
Een reactie posten